ඔබ Notion වැඩපිළිවෙළේ සියලු දේ ‘Export → Markdown & CSV’ මගින් zip ගොනුවක් ලෙස සුරකිලා, ඒක බ්යැක්අප් එකක් කියලා හිතනවාද? එහෙමනම් ඔබට වැරදි තොරතුරු ලැබී තිබෙනවා. එම zip ගොනුවේ තියෙන්නේ පිටු එකකට එක Markdown ගොනුවක්, දත්තගබඩාවකට එක CSV ගොනුවක් – ඒ තරමයි. ඔබේ ලේඛන පමණක් ගොඩක්, නමුත් Notion හි සංකීර්ණ සම්බන්ධතා, රෝල්අප්ස්, දසුන ආදිය නැත.
සම්බන්ධතා (Relations) නැති වීම – Notion එකේ relation ගුණාංගය පිටු ID ගණනක අරයයි. CSV එකට පරිවර්තනය කරන විට ඒ ID ගණන පේළියේ පෙන්වෙන පෙළ (page title) ලෙස පමණක් පෙනේ. ඉන්පසු එම CSV ආයතනය Notion වෙත ආයාත කළාම, ඒ පේළි සරල පෙළ තීරුවක් බවට පත්වේ, මූලික සම්බන්ධතාවය නැතිවෙයි. ඔබේ කාර්යයන්, ව්යාපෘති, ගනුදෙනුකරුවන්, ඉන්වොයිසීන් අතර ඇති සංකීර්ණ සම්බන්ධතා එකවර අතහැරේ.
රෝල්අප්ස් (Rollups) හා දසුන (Views) අහිමි වීම – රෝල්අප්ස් relation එකක් හා ගණනය (sum, count) වැනි සූත්රයක් මත පදනම්ව ගණනක් ලබා දෙයි. Export එකේ එම ගණන තනි පෙළක් ලෙස පමණක් සුරැකුම් කරයි; සූත්රය, relation එක, හෝ ගණනේ පදනම නැත. ඉදිරියේ දත්ත වෙනස් වුවත්, ඔබට අලුත් ගණනක් ලැබෙන්නේ නැත. තවත්, ඔබේ පිරිසිදු කරපු, කණ්ඩායම් කරපු, හෝ කාලසටහන් දසුනක් CSV ගොනුවේ ඇතුළත් නොවේ – ඒවා නැවත සකස් කිරීමට ඔබට අතින් කටයුතු කල යුතුයි.
Notion හි මකා දැමූ දත්ත 30 දිනක් ත්රාශ්ය තොගයේ (Trash) රැඳේ. ඒ 30 දින අවසන් වුනාම, පූර්ණයෙන්ම මකාදැමෙනවා. Version history එක මකාදැමූ පිටු සඳහා ක්රියා නොකරයි. එබැවින්, කෙනෙකු දත්ත ගබඩාව මකාදැමීමක් හෝ වැරදි bulk edit එකක් කළාම, 30 දින කාලය අවසන් වීමට පෙර ඔබට ඒක සොයාගන්න බැරිවේ.
ශ්රී ලංකාවට ඇති වැදගත්කම
ශ්රී ලංකාවේ අධ්යාපනික, තාක්ෂණික, ව්යාපාරික පරිසරය Notion භාවිතයට වැඩි වශයෙන් යොමු වෙමින් තිබේ. සිසුන්, විශ්වවිද්යාල පර්යේෂකයන්, ස්ටාට්-අප් සංවර්ධකයන් සහ කුඩා ව්යාපාරිකයින් සියලුම දත්ත, කාර්යයන්, CRM වැනි දේ Notion තුළ සකස් කරති. ඒ නිසා, සරල zip export එකක් මත විශ්වාස කිරීම, අනාගතයේ දත්ත අහිමි වීමේ මහත් අවදානමක් වේ.
- සිසුන් – පර්යේෂණ සටහන්, කාර්ය සාධන ලේඛන ආදිය සම්බන්ධතා සහ rollup මත පදනම්ව ගොඩනැගී ඇත. ඒවා අහිමි වුනාම, අධ්යාපනික ප්රගතිය නවතිනු ඇත.
- සොෆ්ට්වේර් සංවර්ධකයන් – API documentation, sprint backlog, bug tracker වැනි දේ Notion වලින් කළමනාකරණය කරයි. සම්බන්ධතා නැතිවීම, කාර්ය ප්රවාහය අතුරුදන් වීමක් වැනි තත්ත්වයක් ඇති කරයි.
- ව්යාපාරිකයින් – CRM, invoicing, project tracking වැනි ක්රියාකාරකම් Notion සමඟ සම්බන්ධ කරගෙන පවත්වා ඇත. ඒවා අහිමි වීම, ගනුදෙනු අහිමි වීම හා ආර්ථික පාඩු ඇති කරයි.
එමනිසා, Notion API භාවිතා කරමින් සත්ය relation, rollup, view විස්තර සුරකින්නා වූ පිළිවෙලක් අත්යවශ්ය වේ. ලංකාවේ තාක්ෂණික සමාජය, Notion backup/restore මෙවලම් සපයන සමාගම් සමඟ හවුල් වී, API‑මූලික බ්යැක්අප් ක්රමවේදයක් ගත කිරීම සුදුසු වේ.
අවසානයේ, “Export” එකක් ඔබේ දත්ත රක්ෂිතයක් ලෙස නොගනී. ඔබේ Notion වැඩපිළිවෙළේ සංකීර්ණ සම්බන්ධතා, rollup, view ආදිය සම්පූර්ණයෙන්ම ආපසු ලබා ගත හැකිදැයි පරීක්ෂා කර, අවශ්ය නම් API‑මූලික backup මෙවලම් භාවිතා කරන්න. එවිට ඔබේ දත්ත, ඔබේ ව්යාපාරය, ඔබේ අධ්යාපනය ආරක්ෂා කරගත හැක.
